天使翅膀施工中

　所謂「檔案」，根據美國檔案人員學會(Society of American Archivists，簡稱SAA)出版的辭典"A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers"的定義，是指「由某人或某機構在處理業務時所產生或接收的文件，並因其具有持續性之價值，而被彙集與保存；傳統上，該詞指的是較狹義的說法，是指具有持續性價值的非現行文書(註1)。」由此可知，檔案的產生機構，包含了各公私機構與個人或家庭等單位；而本文所指的商業檔案，則指檔案的產生機構為私人機構或企業機構者。

一、商業檔案的形成
　　商業檔案的前身，即是商業文件，而商業文件的產生，則是企業在生產建設、經營管理等各項活動中，按照一定的程序和要求形成的原始記錄(註2)。根據我國公司法之條文，將公司定義為「以營利為目的，依照本法組織、登記、成立之社團法人(註3)。」，其類型共分為四種：無限公司、有限公司、兩合公司及股份有限公司四種類型(註4)，每種類型的公司規模大小不一，亦有其各自的企業活動，大致而言，這些公司的企業活動，可從兩個方向來歸納：縱向與橫向。從縱向的企業發展來看，企業的創立、內部組織的調整、公司的營運、解散、破產或併購等階段，都會有重要的文件形成；而從橫向的企業活動領域來看，企業的研發、生產、決策、行銷、日常管理、客戶服務、財務和人事等業務亦都有相應的文件產生。隨著企業業務的多樣化與跨國集團的產生，商業文件的內容亦愈來愈複雜化，因此，商業檔案的管理與鑑定亦愈形重要。

二、商業檔案之特點

（一）與企業各項活動同步進行
　　商業檔案的產生，是因企業的各個活動而來，每種企業活動如生產、管理、行銷、人員晉用、主管會議、客戶資料等等，都會及時產生許許多多之文件，這些文件都與該公司的經營管理，有著密不可分之關係。
（二）來源分散、種類類型多樣化
　　商業活動，涵蓋的範圍極廣，企業之類型亦多樣化，其經營活動橫跨工業、農業、建築、金融業、保險業等等，而每種類型之公司所產生之檔案又都有所不同；因此商業檔案不僅來源分散，其種類也是多樣化的(註5)。
（三）在管理上較不受法令約束
　　由於商業檔案，大都屬於私人企業所有，因此，大部分的國家，對於商業檔案之管理，甚少有法令的限制，一般國家，除了對於會計檔案中的財務報表、會計憑證有保存年限之規定外，在商業檔案之其他方面則很少有相關之法令規範。即使有些國家成立了國家商業檔案館(如丹麥)，其檔案來源，亦非是透過如政府檔案的移轉方式，而是由各私人機構捐贈而來(註6)。

三、商業檔案之價值與功能
　　謝倫伯格(Schllenberg )認為檔案具有主要價值與次要價值(註7)，而商業檔案，既是檔案的一種，因此亦具有同樣之價值與功能，其內容如下：

（一）主要價值：
（二）行政價值：用以支援檔案產生者持續進行、每日例行的行政事務的價值，如人事檔案、行銷檔案等皆可供主管人員在行政及管理決策上之參考，並可提升工作效率。
（三）法律價值：單位的法律職責及保障法律權利的價值。
（四）財務價值：用以建立某單位的財務責任與可信度的價值，可藉此作為公共關係之建立，如上市公司財務報表之公開(註8)。
（五）次要價值：
　　如證據價值與資訊價值，亦即有關該機構的組織與功能之證據及檔案內容所提供之資訊價值，此種次要價值，可提供作為歷史研究及社會經濟研究之依據。

參、商業檔案的鑑定原則

一、全面性、整體性之原則
　　商業檔案的形成和企業生產經營的狀況是密切相關的，而整個企業的活動過程和國家的經濟發展亦息息相關，在鑑定時，必須全面地分析相關的資料，而不能單就某一部份的資料來斷定其保存價值；而有些公司也許因經濟的激烈競爭而破產倒閉，但其產品和科研檔案對同類型之企業可能有參考利用價值，而其經營檔案也有可能又對其他企業有反面的借鑒利用價值，因此，不能因為企業倒閉而簡單的判斷其檔案已失去保存價值，應以全面性、整體性之原則來考量(註9)。

二、歷史性之原則
　　任何檔案都是歷史的沈積，商業檔案亦不例外，因此，在分析商業檔案時，不能簡單的用現在的眼光去看待以往的檔案，以避免忽略或錯誤的判斷其應有的價值，而必須將檔案置於所形成的歷史環境中，去具體分析檔案的內容和形式，以及檔案文件的相互關係，並結合現實需要和未來需要去考慮檔案的價值。

三、動態性、發展性之原則
　　商業檔案具有時效性和擴展性的功能，現在有用的檔案，隨著時間的推移，將來有可能無所用處；而現在尚未用上的檔案，將來則有可能有用。在現今競爭激烈的企業環境下，企業的外界環境和生存條件變化速度和幅度都非常之大，因此，判斷檔案的價值與作用時，要有發展的眼光，既要看到當前的作用，亦要預估未來的需要(註10)。

肆、商業檔案的鑑定程序

　　商業檔案的鑑定程序，可以從兩個階段來看，有些公司將檔案自行保存，而有些公司則會將檔案在保存一定期間後，捐贈給商業檔案館。以下即就公司檔案室和專門之商業檔案館兩方面來介紹商業檔案的鑑定程序。

一、公司之檔案室或檔案館
　　在一個公司中，檔案管理的工作不應隨便交給新人，而應由對公司的組織文化及歷史有足夠瞭解程度的人來做；而其實際之檔案管理與鑑定流程，可依下列程序進行(註11)：
（一）建立公司組織圖
　　對於商業檔案之鑑定，首要的第一步，即是先建立公司的組織圖，從組織圖可窺出整個公司各例行業務之全貌。
（二）建立公司文件的目錄清單
一、全宗原則
　　依據各部門而列出相關檔案，有些較小的公司並無部門之編織，此時，則依"功能"別來區分；同一部門或同一功能業務而產生之檔案應放在一起，且應依據其原始順序排列，此即所謂的全宗原則。
二、文件系列為單元
　　在全宗原則下，再按照該文件的功能、主題或其他特性而形成各種文件系列，如帳本、會議記錄等。通常，在一個公司裡，常見的文件系列類型有：會議記錄、往來書信、股份記載書、法律文件、財務文件及統計資料等。而每種文件系列下，又可區分為許多副文件系列。例如：就會計檔案而言，又可分為：帳本、各種財務報表、發票…等；書信又可依年代、往來客戶之公司名稱或其他標準而分；而會議記錄則又可依不同委員會、工作團體、或年度會議來分。
三、檔案盒標籤之製作
　　每個文件系列之檔案整理好後，可放入檔案盒，並應在盒外做一標籤，給予明確、清楚的描述，所描述的內容可包括：公司和部門的名稱、文件系列的名稱、文件所涵蓋的起迄日期、保留期間和保存地點、檔案的件數、檔案產生者，例如表一：

（三）定下檔案保存期限及決定其銷毀日期
　　建立了檔案的清單後，接續的工作，就是要進行訂下檔案保存期限及決定其銷毀日期的檔案的鑑定工作，這種經過鑑定的檔案稱為"Scheduled records"。通常檔案鑑定工作主要的參考資訊是來自於檔案的目錄清單(inventories)，因此，目錄清單的詳細與否，對於檔案的鑑定和分析工作，有很重要的影響。在分析過文件內容後，再參考公司的行政、會計、財務及法律需求，即可定下該檔案的處理計畫(RCP, Records Creation Plan)，此計畫即為檔案的歸檔、儲存、保留、銷毀等過程之準則，茲舉例如表二：
　　在設定公司檔案的保存期限時，需參考公司行政上之需要及法律上之規定，一般而言，有個趨勢是設為10年，但對於那些屬於日常性例行業務的檔案，可以在保存2年、3年、或是5年後即可銷毀。檔案的銷毀應定期舉行，最好在每年的年初。銷毀的檔案要包括在公司中的、文件中心的以及在檔案館中的。為了確保檔案的機密不外流，在銷毀前，最好先檢查核對銷毀清單，以確定該銷毀之檔案均已銷毀。
　　大型公司或集團公司、跨國集團公司，可設立一個檔案中心或檔案館，定期接收來自各子公司的檔案。

二、商業檔案館之檔案鑑定程序
　　有些國家設有商業檔案館蒐集典藏該國之商業檔案，如美國、德國、丹麥等。如係此類專門之商業檔案館，因檔案來源較廣，因此，在鑑定之程序上，較為複雜，以下，即以美國明尼蘇達歷史學會(Minnesota Historical Society，簡稱MHS)在商業檔案上之鑑定方法為例，說明該檔案館對於商業檔案之鑑定過程。
明尼蘇達歷史學會對於商業檔案之鑑定過程主要分為下列六大步驟(註12)：
（一）從館藏政策觀點進行定義、分析與調查：先界定所欲收藏檔案之範圍，可以地理區域、年代或企業類型來區分，再分析館藏內容，並進而調查研究其他相關之檔案館及其館藏目標。
（二）從文件策略觀點決定文件範圍並與專家討論：瞭解有哪些文件或檔案可收藏，及研究有哪些相關的政府檔案或其他相關之資源可參考，並與主題專家、研究人員、檔案產生者及商業檔案人員討論。
（三）從宏觀觀點列出檔案典藏之優先順序：從由上而下(Top-down)之方式界定各類型檔案(如工業部門、服務業、房地產業等)蒐集之優先順序標準，以對該州經濟發展影響較巨者為主要考量因素，並將過去之發展依年代區分為2-5時期，且列出這些時期之優先順序。
（四）從功能性分析之觀點界定功能和文件層級：定義每種類型檔案或公司之功能，並將與該功能有關之文件區分等級，每個等級所收之檔案詳細程度不一，從某公司的任何檔案都不收、到某公司的所有檔案都收，共有五個層級。
（五）從黑盒子觀點進行優先順序之測試：對於每個層級之內容再訂出優先順序，此時之優先順序乃以個別公司而定，提出11個標準如在該州擁有之員工數為前25名之公司、無其他檔案館典藏該公司檔案者、對該州具有特別代表意義者、有政治重要性者及為該州具領導地位者等。
（六）定期更新相關之館藏政策：為了使此鑑定方法維持可行性及有效性，至少每3-7年即定期更新一次。

伍、我國與各國商業檔案之管理現況

　　商業檔案的管理，在各國所受重視的程度不一，以下即就我國、美國、丹麥及日本目前對於商業檔案之管理現況作一介紹。

一 、我國
　　我國檔案法中所定義之檔案僅限於政府檔案，並未對私人檔案有任何約束。目前我國對於商業機構之檔案有所限制者，僅有在商業會計法中提及。商業會計法第三十八條中明訂「各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存五年。各項會計帳簿及財務報表，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存十年。但有關未結會計事項者，不在此限 (註13)。」，因此，僅有財務報表有保存年限之規定，而對於其餘之檔案則無任何約束力。此外，除了較具規模之公司設有檔案專職人員管理檔案外，大部分之公司皆對於檔案，皆實行分散管理，由各部門之人員或秘書兼管檔案，對於文件或檔案之保管期限，亦由各部門自訂，有些更授權由秘書自行決定文件是否保留。此外，我國國內，亦無任何商業檔案館之存在。

二、美國
　　美國的各級政府檔案管理部門並未將商業檔案列入其管轄範圍，因此，很少有國家性質的公共保管機構安排資金與人員，接收企業產生的大量文件並加以保管。商業檔案完全由企業本身參照美國國家檔案與文書行政署(National Archives and Records Administration)和美國檔案工作人員協會(The Society of American Archivists)之商業檔案委員會的有關相關規定和辦法來管理，但商業檔案委員會會召集集體會員與個人會員，每年定期開一次年會，制訂和推廣有關標準、規範，發行業務刊物，以推廣及分享經驗(註14)。此外，美國亦有許多的私立商業檔案館，蒐集及接受企業捐贈之商業檔案，其中以明尼蘇達歷史學會(Minnesota Historical Society)和海格里博物館與圖書館 (The Hagley Museum and Library)最負盛名。

三、丹麥
　　丹麥於1948年在一位歷史學者的推動下，成立了丹麥國家商業檔案館，成立的最初14年，為私人機構，一直到1962年，改隸為丹麥政府之下，而成為公立的檔案館。該檔案館所典藏之商業檔案以對於文化或研究及與重要社會事件有關之重要檔案為主。由於該國並未有法令規定各企業機構需移轉檔案至商業檔案館，因此，該館檔案之來源大皆是由私人機構之捐贈，所收之檔案主要有2大類：商業學會及商業公司之檔案。該館對於進館檔案之鑑定則是以"研究"之觀點作為標準，凡是具有下列幾點特質者，均在其館藏發展政策之內：
1.有社會重要性
2.有研究價值
3.具有法律或社會文件之價值
4.具有先鋒者之努力
5.對於某個地區、工廠或某主題特別重要者
6.保存的特別完善或是完整的檔案
7.特別古老的檔案
8.具有唯一的文件內容之檔案(註15)。

四、日本
　　就整體而言，日本商業檔案之管理工作並不受政府或其他行政組織機構之監督，但對於企業內部的某些檔案、財會憑證等資料之保管期限，在日本的民法、商法、稅法上，則有相關之規定，在規定的保管期限中，企業有保管這些檔案的義務，而超過規定的保管期限之檔案如何處理，或毀或存，都由企業自行決定。原則上，日本企業對於檔案的管理，大都採分散管理，對於已經失去現行使用價值的檔案及各種記錄，都是放在檔案形成部門，不向其他部門移交，需要利用時，由各檔案形成部門有關管理人員幫助查找；隨著日本企業史編纂的需要以及為了適應現代資訊化社會發展的需求，有愈來愈多的企業設有不同名稱的綜合管理企業檔案的機構，而這些機構大多歸屬企業的總務部或事部管理。
　　此外，成立於1981年的日本企業史料協議會是全國性的有關商業檔案工作的民間組織，其主要活動內容有：企業史料(記錄文書)保存、管理的研究、企業史料的收集方針和方法的研究、企業的歷史設備制品保存方法的研究、企業史料編纂的研究、企業史料管理者的培訓、有關機關、團體檔案管理的經驗交流、雜誌的發行等(註16)。
　　由以上四國在商業檔案之管理可看出，多數國家在法令上，除了針對財務報表及會計憑證有保存期限之約束外，對於其他類型之商業檔案如研發、行銷、人事、契約檔案等等，則少有管理上之限制，大多僅透過該國相關學會訂定管理或鑑定原則供各公司之檔管人員參考，或成立私人商業檔案館(如美國)、公共的國家檔案館(如丹麥)來蒐集典藏該國之商業檔案，然而，其檔案之徵集方式，仍以透過捐贈之方式為主，即使是商業檔案館隸屬政府單位之丹麥，亦未有法令強制規定各公司檔案需移轉至該國家商業檔案館。由此可知，對於目前而言，商業檔案管理之優劣，仍須視檔案產生者之該公司的主事者是否重視該公司之檔案管理而定。

陸、結論與建議

　　從前述對於商業檔案之鑑定理論的探討及參考各國之商業檔案管理現況，個人提出幾點建議如下：

一、中華檔案與微縮學會應多對企業界呼籲檔案管理之重要
　　中華檔案與微縮學會是我國目前唯一之檔案學會，個人認為，在我國檔案法中，尚未將商業檔案納入規範範圍前，中華檔案與微縮學會應先肩負起推廣商業檔案管理教育之工作，亦應有呼籲企業界注重商業檔案管理之義務，透過學會之宣傳與呼籲，讓企業界重視商業檔案管理之重要性。

二、中華檔案與微縮學會與秘書協會合作舉辦檔案鑑定與管理研討會
　　由於目前企業界之文書與檔案管理工作，大皆由各部門之秘書所兼管，因此，為了落實檔案教育之普及，中華檔案與微縮學會應與秘書協會合作，經常性的辦理檔案鑑定與管理研討會，使實際從事檔案管理的秘書們，能有正確之檔案鑑定觀念，以做好檔案管理與鑑定之工作。

三、國檔局下應成立商業檔案鑑定與管理委員會
　　我國之國家檔案局籌備處，目前對於檔案之管理，仍著重於政府檔案，在商業檔案上，並未有任何之規範，個人認為，我國可效法美國的國家檔案與文書行政署(NARA)之作法，在國檔局之下設立商業檔案委員會，研擬相關標準、規範，並發行業務刊物，以供商業檔案之管理者遵循與參考。 

四、應成立我國專業之商業檔案館
　　前已述及，商業檔案對於小至一個公司，大至一個國家，都扮演著非常重要的角色，從整個社會經濟之發展角度來看，企業的動態與社會的發展是息息相關的，從企業的發展與演進，可看出一國的經濟發展歷史，因此，商業檔案對於從事社會研究、或是經濟研究者而言，是非常重要的研究資料。如果公司營運狀況良好，有專人管理檔案，則檔案之保存並不會是個問題，但若有些公司倒閉，且該公司又對我國經濟發展曾有重要影響力時，此時，若無一個專業之商業檔案館接收其檔案，則該公司之檔案，勢必將被銷毀或丟棄，而就此消失，此舉，以長遠之眼光來看，對於一個國家而言，將會是莫大的損失；因此，我國有必要成立一個專業之商業檔案館，接收及保存各公司之檔案。至於，商業檔案館之成立方式，可比照美國由私人機關或相關之基金會來設立，或是參考丹麥之情形，以公立之國家商業檔案館形式成立。
　　總之，檔案事業在我國乃屬剛起步之階段，在政府檔案之管理都尚未建立完善制度之下，要提及商業檔案之管理，似乎言之過早；然而，若從另一角度來看，私人企業之行政效率，向來是勝過政府機構，如果企業界重視這個領域，則商業檔案之管理甚有可能比政府檔案來的完善。因此，商業檔案管理之優劣，仍須視檔案產生者之該公司的主事者是否重視該公司之檔案管理而定。